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Glossaire
Base structurée comprenant des connaissances spécifiques à un domaine spécialisé donné, des documents, données, programmes, procédures, formules, schémas, plans, vidéos, sous une forme exploitable par un ordinateur dont le but est de regrouper thématiquement les connaissances des collaborateurs d’une organisation. Dans la majorité des cas, la Base de connaissance concourt à l’ECM dans l’entreprise. L’orthodoxie imposerait d’évoquer, dans de nombreux cas, les « Banques de connaissance ». Cincom ECM, dans un contexte d’utilisation gravitant autour de la gestion des connaissances, est totalement un système de gestion d’une base de connaissances.
BCS
Basic Content Service. Désigne des services standards qui délivrent des fonctionnalités de gestion de contenu aux entités utilisatrices d’applications bureautiques. Il est ainsi possible d’adresser le référentiel documentaire via les applications des suites MS Office, Open Office ou Lotus, les outils de messagerie comme MS Outlook ou Lotus Notes, le poste de travail Windows en général. Le référentiel documentaire est alors vu comme un lecteur réseau supplémentaire qui permet le dépôt comme la consultation des documents depuis les espaces de travail gérés par ailleurs. Le référentiel documentaire s’ouvre désormais vers l’ensemble des applications documentaires d’Entreprise pour se transformer en fournisseur de service.
Ne pas confondre toutefois avec la fourniture de services documentaires divers que pourrait proposer une architecture de type SOA. Cincom ECM rentre dans le cadre de ces services.
Blog
Aphérèse du mot Weblog, que l’on pourrait traduire par « journal sur internet ».
Défini souvent comme un site personnel, il s’agit d’un espace individuel, créé pour donner la parole à tout type d’internaute (particulier, entreprise, artiste, homme politique, association…). « Composé de courts articles, de notes, généralement accompagnés de liens vers d’autres sites, la publication de ces notes est généralement facilitée par l’emploi d’un logiciel spécialisé qui met en forme le texte et les illustrations, construit les archives, offre des moyens de recherche et accueille les commentaires d’autres internautes. »
BPM
Business Process Management, que l’on peut traduire par « Gestion des Processus Métier » : désigne l’ensemble des méthodes et outils qui permettent aux entreprises de représenter, de modéliser, d’exécuter, de piloter et d’optimiser leurs processus métier faisant appel autant aux acteurs humains qu’aux systèmes. La terminologie anglo-saxonne distingue, à l’intérieur même du BPM, le BPA « Business Process Analysis » et le Workflow, avec lequel l’amalgame est fréquent. Cincom ECM autorise la modélisation et l’exécution de process sous forme de Workflow.
Processus d’acquisition et de stockage de l’information. Cette information est issue de processus de dématérialisation (numérisation ou scannérisation), il peut aussi s’agir de documents électroniques d’origine bureautique (traitement de texte, tableurs, présentations, bases de données, messages électroniques), de télécopies (fax), de flux d’impression (éditiques, COLD), de flux EDI, de formulaires électroniques, de media divers (sons et images). Cette liste n’est pas exhaustive. La capture d’information comporte généralement plusieurs étapes : lecture (capture proprement dite), avec parfois conversion de format, extraction automatique, semi-automatique ou manuelle des métadonnées.
Carte (ou cartographie) sémantique
La carte sémantique est un outil de construction et de représentation qui sert à élaborer, sous la forme d’un modèle, un réseau d’idées, d’informations ou de connaissances dans un domaine donné. Ce réseau indique les liens qui existent entre ses constituantes. Nommée parfois « schéma d’idées », la carte sémantique est utile à plus d’un titre : les cartes construites en tenant compte de divers éléments (activité, profil, sémantique) offrent un accès simple et pertinent à l’ensemble des connaissances. Le choix et la composition judicieuse des techniques existantes permettent d’obtenir des points de vue différents sur les connaissances.
Certificat
Ensemble d’informations, délivré par une entité tierce, contenant la clé publique de l’entité associée au certificat. La clé privée est quant à elle conservée au niveau de cette dernière entité.
Cincom ECM
Alimenté par des informations hachées et scellées, joue le rôle d’un coffre-fort électronique.
La cryptographie asymétrique (la signature électronique est basée sur ce concept) utilise une clé publique, diffusée, qui permet de coder l’information et une clé privée, gardée secrète, qui permet de décoder l’information et une clé privée, gardée secrète, qui permet de coder l’information. Ainsi l’expéditeur peut coder le message que seul le destinataire pourra décoder.
CMC7
Caractères Magnétiques Codés à 7 bâtonnets. Police de caractères de type OCR utilisée avec de l’encre magnétique (permettant ainsi sa lecture même en cas d’altération).
Très utilisée dans le traitement des chèques bancaires. Son coût d’installation et d’exploitation (l’encre magnétique exige des matériels très spécifiques) et les récents progrès en matière de lecture optique, et de RFID, en confinent l’utilisation.
CMIS
Content Management Interoperability Service. Spécification (API) universelle, accessible au moyen des protocoles SOAP et http, qui permet de solliciter tout référentiel documentaire par le biais de services web : création, lecture, écriture, effacement, recherche de documents et découvertes des attributs notamment.
CMS
Content Management System. Système intégré permettant aux entreprises et aux organisations de gérer rapidement et facilement le contenu dynamique et rédactionnel d’un site Web. Gestion de contenu orienté WEB uniquement.
Coffre-fort électronique
Un SAE doit être en mesure d’apporter la preuve que les fichiers qui lui ont été confiés n’ont pas été modifiés. Il est donc nécessaire de mettre en place un mécanisme de scellement des documents et un coffre-fort électronique. Pour garantir l’intégrité d’un document confié au coffre-fort, une empreinte du document doit être captée au moment du stockage du fichier, l’empreinte est conservée dans le coffre-fort avec le document archivé. Si nécessaire, un nouveau calcul d’empreinte doit pouvoir être réalisé sur le document archivé initialement afin de démontrer que l’empreinte archivée correspond à l’empreinte recalculée prouvant ainsi l’intégrité du document conservé. Un coffre-fort électronique doit satisfaire aux exigences de la norme AFNOR Z42-013. Une nouvelle norme qui sera dédiée aux SAE est actuellement en cours d’étude, il s’agit de la norme Z42-020.
Interactions multiples entre deux ou plusieurs individus. A distinguer de la “communication” (un individu A envoie un message à un individu B) et de l’”interaction” (un individu A envoie un message à un individu B qui lui répond par retour de message).
COLD
Computer Output to Laser Disk, acronyme qui recouvrait (il est désormais moins utilisé) le stockage des flux d’impression sur des supports de type disque, avec quelques fonctions avancées de recherche, d’extraction et de mise en forme. Aujourd’hui le terme COLD est surtout employé dans le sens « Stockage de spool » avec peu de valeur ajoutée.
Communautés
Communautés qui regroupent des individus partageant des centres d’intérêts communs, coopérant et échangeant leurs savoirs.
Concept mapping
Technique de représentation graphique dans laquelle les concepts sont liés entre eux par des liens pour former un réseau. On élabore alors des “concept maps” ou “cartes conceptuelles” ou “arbres des concepts” qui permettent de visualiser et comprendre l’ensemble des interactions entre ces concepts. On formalise ainsi un savoir. Voir « heuristique » et « cartographie sémantique ».
Connaissance / Information / Donnée
Modèle hiérarchique de la connaissance: avec en bas, le plus basique, les données (éléments bruts en-dehors de tout contexte), puis l’intermédiaire: l’information (données mises en contexte) ; et enfin, au sommet de la hiérarchie: la connaissance (l’information assimilée pour réaliser une action).
Digital Asset Management. A l’origine consacré à la gestion de divers « assets » (photographies, musiques..), le terme est désormais largement supplanté par « ECM », plus généraliste. Le MAM (“Media Asset Management”) était considéré comme un sous-ensemble du DAM, dédié à la gestion de contenus audio et video.
DCMI
Dublin Core Metadata Initiative. Voir Dublin Core
Dématérialisation
Transformation de supports d’informations matériels (en général papier) en fichiers informatiques. Le terme est finalement assez peu approprié car, d’une part, la dématérialisation ne supprime pas les flux physiques liés aux actes de gestion eux-mêmes « dématérialisés » ; et, surtout, l’information « dématérialisée » ne fait que changer de support matériel. Certains experts vont même jusqu’à douter de l’aspect positif du bilan environnemental de la dématérialisation. La généralisation des ateliers de courrier entrant et des portails de type intranet font rentrer la dématérialisation au cœur de l’entreprise. Le zéro papier deviendra-t-il une réalité ? La dématérialisation pose, par ailleurs, de nombreux problèmes d’ordre juridique. Cincom ECM est au cœur de ce mouvement.
DM
Document Management. Avec l’apparition de l’ECM, ce terme tombe en désuétude. On le retrouvera dans des dénominations commerciales de certains logiciels véritablement dédiés à la gestion de documents. Voir
Donnée
Voir Connaissance / Information / Donnée, Métadonnée
Dublin Core
Réunis en 1995 au siège de l’OCLC à Dublin, Ohio, le NCSA (National Center for Supercomputing Applications) et l’OCLC (Online Computer Library Center) ont défini un ensemble de métadonnées communes à diverses communautés : le Dublin Core Metada Initiative (DCMI), plus connu sous le nom de « Dublin Core » ou « DC ». Le Dublin Core comporte 15 éléments portant sur : le contenu : titre, description, sujet, source, couverture, type, relation, la version : date, format, identifiant, langue, la propriété intellectuelle : créateur, contributeur, éditeur, droits. Le Dublin Core étant une spécification commune à diverses communautés, sa terminologie peut paraître déroutante dans certains contextes.
Enterprise Content Management. « Notion couvrant la collecte, l’administration et la distribution d’informations de tous types se rapportant à une entreprise ou une organisation ». L’ECM englobe la gestion des documents, des contenu Web, du multimédia, des enregistrements, mails, etc. L’ECM ne saurait être complet sans l’apport des fonctions de BPM et de RM. L’ECM est aujourd’hui l’aboutissement historique de tout ce qui touche à la gestion d’informations non structurées.
EDM
Electronic Document Management. Terme Anglo-saxon synonyme de GED, GEIDE.
ERM
Enterprise Report Management, souvent rapproché du COLD. L’ERM couvre la capacité d’un système de gestion de contenu à prendre en compte des flux documentaires issus le plus souvent des chaînes éditiques. Citons à titre d’exemple les listings comptables (journaux, grands livres), les documents RH (fiches de salaire), les factures (factures clients, factures fournisseurs), les relevés de compte (banque, assurance), etc.
ERMS
Electronic Records Management System : voir SAE
EXIF
EXchangeable Image file Format. Spécification de format de métadonnées (voir ce mot) intégrées dans des fichiers image ou son, portant des informations telles que : horodatage de la prise de vue, sensibilité, vitesse d’obturation, diaphragme, focale, format, balance de blancs, présence de flash, coordonnées GPS, auteur, droits, etc. Cincom ECM extrait ces métadonnées EXIF pour les contenus qui en comportent.
(Classification par facettes, recherches par facettes). Ce type de classification permet de pallier les limites des classifications traditionnelles, hiérarchiques ou arborescentes. Ainsi, l’espace de classement est vu comme un espace multidimensionnel, chacune des dimensions (facettes) correspondant à une métadonnée. Pour faciliter le classement et éviter les ambiguïtés, les facettes doivent être orthogonales et mutuellement exclusives. La recherche dans une telle classification est beaucoup plus aisée, elle peut s’effectuer le cas échéant par approches successives.
Fonds documentaire
A l’origine, ensemble d’ouvrages (documents, livres, fiches, etc.) mis à la disposition des clients ou des employés pour faciliter leurs recherches et leurs travaux. Aujourd’hui ce terme recouvre l’ensemble du contenu, quel qu’il soit, géré par un système basé sur l’ECM.
Full Web
Qualifie les interfaces qui ne demandent aucune installation sur le poste de travail, permettant ainsi leur déploiement sans contrainte. Cincom ECM entre dans ce type d’application.
Gestion Electronique de Documents, ou Gestion Electronique de l’Information et des Documents dans l’Entreprise. Gestion, par des moyens informatiques, du cycle de vie complet d’un document électronique (textuel, graphique, sonore, etc.), allant de sa création à sa destruction, en passant par sa modification, sa publication, sa diffusion, etc., de manière à optimiser l’accès à ce document, à l’information qu’il contient et à l’information qui le concerne.
Gestion de la connaissance
Voir Knowledge Management
Parfois appelée « fonction de condensation ». Très utilisée en cryptographie (signature électronique), ce type de fonction a essentiellement pour but la réduction de la taille des informations à traiter, pour leur identification sans ambiguïté. On parle également de « fonction à sens unique » : une modification de l’information initiale entraîne une modification du résultat, à l’inverse, il est impossible de reconstruire l’information initiale à partir du résultat.
Heuristique
(du grec heuriskein, trouver) (didactique) Qui a une utilité dans la recherche, notamment la recherche scientifique et épistémologique ; qui aide à la découverte. Hypothèse heuristique
Intelligent Character Recognition. Technologies logicielles permettant la reconnaissance de l’écriture manuscrite, élargissant ainsi les techniques OCR. Voir Vidéocodage.
ILM
Ivnformation Lifecycle Management, « gestion du cycle de vie de l’information ». Vaste réflexion visant à prendre en compte toutes les exigences (techniques, matérielles, économiques, juridiques,…) du stockage et de la mise à disposition de l’information. Le Records Management est aujourd’hui la forme la plus aboutie de l’ILM.
Imaging
Valeur fixe permettant de compléter ou de corriger les valeurs de certaines adresses lors de l’exécution d’une instruction. (Petit Larousse). De manière plus générale, valeur fixe (chaine de caractères) permettant d’obtenir l’adresse de l’objet indexé. En matière d’ECM, les métadonnées sont généralement utilisées en tant qu’index. Voir également « plein texte » (ou « full text » ou « texte intégral »), où chaque mot d’un texte devient lui-même une valeur d’index.
Indexation
L’indexation consiste à saisir une ou plusieurs informations relatives à un document afin de la caractériser et d’en faciliter la recherche et la consultation. Ces informations sont communément appellées index, propriétés, métadonnées. L’indexation peut être une opération manuelle, semi-automatique ou automatique. Elle peut être automatique ou semi-automatique avec l’aide de la reconnaissance de caractères. On parle également de vidéocodage lorsqu’un opérateur indexe tout ou partie des documents
Information
Voir Connaissance / Information / Donnée
IPTC
Ivnternational Press Telecommunication Council. Consortium réunissant les principales agences de presse, fondé en 1965. A l’origine d’une spécification de métadonnées (IPTC Core) relative aux images de presse. Voir EXIF.
ISAD(G)
International Standard Archival Description-General, Norme générale et internationale de description archivistique. Norme publiée en 1994 dont l’objet essentiel est de faciliter la diffusion et l’échange de contenu. Elle comporte 26 éléments descriptifs qui permettent de décrire n’importe quelle unité archivistique. ISAD(G) ne traite pas de la gestion matérielle ni de l’indexation du contenu.
Technologie mise au point par Sun Microsystems pour développer et exploiter des logiciels indépendamment de toute architecture matérielle. Java s’appuie sur différents composants (eux-mêmes appelés incorrectement Java) : un langage de programmation, le langage Java, orienté objet ; une machine virtuelle Java où s’exécute les programmes ; un compilateur Java ; des extensions et spécifications (Java SE, Standard Edition ; Java EE, ou J2EE, Enterprise Edition ; Java ME, Micro Edition).
JDBC
Voir ODBC/JDBC.
JSR 168
Java Specification Request : Portlet specification. Spécification pour rendre interopérables les portlets et les portails. Permet à tout portlet développé en Java de s’éxécuter sur un serveur d’application compatible J2EE.
JSR 170
Java Specification Request : Content repository. Spécification qui vise à faciliter les accès aux référentiels quels que soient les sytèmes d’exploitation. Très utilisée dans les systèmes de gestion de contenu dans les environnements Java.
JSR 286
Java Specification Request : spécification version 2 des portlets. Il s’agit d’une évolution de la JSR 168.
Knowledge Management. ECM appliqué au champ de la gestion des connaissances, où les contributions collaboratives enrichissent une base de connaissances. Voir Gestion de la Connaissance
Lecture Automatique de Documents. Ensemble des moyens logiciels et matériels qui permettent d’extraire, à partir d’informations plus ou moins structurées, les données et métadonnées qui alimenteront un système de gestion, par exemple d’ECM. La LAD s’appuie essentiellement sur les technologies d’OCR et ICR (voir ces mots), elle est souvent couplée à des bases externes pour compenser les erreurs de lecture.
Logiciel Libre
Voir Open Source.
(Du grec méta (μετά) : après, au-delà de, avec). Littéralement, « donnée avec une donnée ». Donnée servant à décrire, à définir, voire à compléter une autre donnée. Donnée qui renseigne sur la nature d’une autre donnée et en permet son utilisation pertinente. Dans les technologies de l’information, les métadonnées sont généralement des données structurées qui décrivent des informations peu ou pas structurées et en permettent leur exploitation. Voir également Index. Cincom ECM permet la capture, la saisie et la génération de métadonnées des contenus qu’il gère, de quelque type qu’ils soient.
MOREQ
Le MOREQ (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records) est un recueil d’exigences pour l’organisation de l’archivage électronique, élaboré dans le cadre de l’Union européenne. C’est une approche opérationnelle de la norme de gestion des documents d’archives ISO 15489, transposition européenne du Records Management. Une version intitulée MOREQ2 a été publiée en février 2008, suivie de la version MOREQ2010.
Multimedia
Terme apparu avec la généralisation du CD-ROM, dans les années 1980, pour désigner la capacité des ordinateurs à traiter indifféremment des informations structurées, mais aussi des sons, des images fixes ou animées. Terme tombé aujourd’hui en désuétude, l’ordinateur étant devenu l’outil multimedia le plus banal.
Norme française, publiée par l’AFNOR, qui porte sur les « spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes ». Editée initialement en décembre 2001 puis revue en mars 2009, elle traite de différents aspects se rapportant aux spécifications générales d’un système d’archivage, aux supports d’archivage (supports physiques), aux processus de capture des archives, aux possibilités d’audit du système, enfin aux tiers archiveurs et prestataires de service. Le domaine d’application de la norme Z42-013 « concerne les documents figés et donc ne s’applique pas aux systèmes qui donnent aux utilisateurs la possibilité de substituer ou de modifier des documents après leur enregistrement ».
La norme Z42-013 ne peut s’appliquer qu’à des sites d’archivage (ensembles de moyens matériels, logiciels, humains, procéduraux, organisationnels,…). La norme Z42-013 ne peut pas s’appliquer à des seuls logiciels, ceux-ci ne couvrant qu’une partie des exigences de cette norme.
Optical Character Recognition, Reconnaissance optique de caractères. Technologie logicielle permettant la reconnaissance de texte imprimé.
OCRA – OCRB
Polices de caractères normalisées, permettant la lecture avec des procédés OCR.
ODBC/JDBC
Open DataBase Connectivity. Norme qui permet, sous la forme d’API et de pilotes, la communication entre un client de Base de données et le système de gestion de base de données (SGBD). Les piltotes sont disponibles pour l’ensemble des SGBD du marché. Dans le monde Java, Java DataBase Connectivity est une norme qui permet aux applications Java d’accéder à des source de données.
Ontologie
Du grec ontos (être) + logos (langage+raison ). Sens métaphysique : « Science de l’être en tant qu’être indépendamment de ses déterminations particulières ».. Dans son acception actuelle (ingénierie des connaissances) le mot ” ontologie ” désigne l’ensemble des connaissances relatives à un domaine : objets, concepts, relations et propriétés ; ainsi que les termes les dénotant.
Open Source
Modèle économique qui s’applique aux logiciels dont la licence d’utilisation respecte un certain nombre de critères, notamment quant à l’accès au code source et la redistribution. Open source ne signifie pas forcément gratuité (les logiciels open source sont souvent gratuits, mais peuvent être commercialisés dans des packages) ; et, évidemment, gratuité ne signifie pas Open Source. Certains des composants de Cincom ECM s’appuient sur des technologies Open Source, CINCOM Systems offrant la garantie de leur bon fonctionnement.
Structure (linéaire, hiérachique, multidimensionnelle,…) qui décrit l’organisation du contenu.
Portail
Page d’entrée d’un site web comportant un grand nombre de liens vers différentes parties du site ou vers d’autres sites.
Le terme a dérivé en même temps que les apports techniques vers la désignation d’une structuration particulière de site web permettant d’agréger différents services, contenus et accès de sources variées. Par voie de conséquence, le portail est donc le point d’entrée d’un système ECM.
Portlet
Composant (exécutable) intégré au sein d’un portail. Un portlet peut être considéré comme une application web.
Reconnaissance Automatique de Documents. Souvent couplée à la LAD (Lecture Automatique de Document). Ensemble de moyens matériels et logiciels qui permettent, par l’analyse du contenu de l’information numérisée, sa reconnaissance et donc sa facilité de traitement ultérieurs. (La génération de métadonnées est un des processus de la RAD). Ne pas confondre avec « Rapid Application Development », ensembles de méthodes et outils de développement d’applications.
Records Management
Ou RM. Le traduction aujourd’hui recommandée est « gestion des documents engageants» ou « gestion des documentsd’activité » Le concept de Records Management est né après l’apparition de failles dans les systèmes de gouvernance et de contrôle des sociétés américaines (affaire ENRON, entre autres). Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liée à la forme des documents. Le RM couvre donc le cycle de vie complet de l’information, quelle qu’elle soit, depuis sa création jusqu’à son archivage. Le RM répond à des normes précises (ISO 15489, complétée par la série des normes ISO 30300 à venir).
RSS
Really Simple Syndication. Permet, par le biais d’un logiciel spécialisé, de recevoir les informations de mise à jour de sites web.
Système d’Archivage Electronique. Le département de la Défense des États-Unis (DoD) a mis en place un standard “DoD 5015-2″ qui est devenu de facto la définition des fonctionnalités des applications de type “SAE” aux États-Unis. Ce standard n’a aucune valeur en France ni en Europe sauf pour les filiales américaines. Le vieux continent est davantage influencé par le MOREQ qui est une spécification européenne précisant les exigences de l’archivage électronique à des fins de preuve. Le RM est un SAE.
SAN
Storage Area Network.
Scellement de données
Littéralement, action d’appliquer un sceau. L’’utilisation d’une fonction de hachage permet de vérifier que l’empreinte correspond bien au message reçu, mais rien ne prouve que le message a bien été envoyé par celui que l’on croit être l’expéditeur. Ainsi, pour garantir l’authentification du message, il suffit à l’expéditeur de chiffrer (on dit généralement signer) le condensé à l’aide de sa clé privée (le sceau est le résultat de l’application de la signature sur le haché) et d’envoyer le sceau au destinataire. A réception du message, il suffit au destinataire de déchiffrer le sceau avec la clé publique de l’expéditeur, puis de comparer le haché obtenu avec la fonction de hachage au haché reçu en pièce jointe. Ce mécanisme de création de sceau est appelé scellement.
Sharepoint
Suite logicielle éditée par Microsoft® dont le but est de couvrir les fonctions collaboratives, la gestion de portails, entraînant une certaine confusion parmi les éditeurs de logiciels ECM. Sharepoint, malgré sa large palette de fonctions collaboratives, diffère d’un logiciel de gestion de contenu.
Signature Numérique
Au même titre que la signature d’un document papier, la signature électronique (ou signature numérique) d’un document permet d’authentifier son auteur tout en garantissant l’intégrité du document. La signature électronique doit donc répondre aux conditions suivantes. Elle doit être : authentique (l’identité du signataire doit pouvoir être retrouvée de manière certaine), infalsifiable (la signature ne peut pas être falsifiée, quelqu’un ne peut se faire passer pour un autre), non réutilisable (elle ne peut être déplacée sur un autre document), inaltérable (un document signé ne peut plus être modifié), irrévocable (le signataire ne peut la nier. (non-répudiation)). Noter qu’un document signé électroniquement peut être lu de tous.
SOA
Acronyme de Service Oriented Architecture, (Architecture Orientée Service), la SOA est un concept d’architecture et d’urbanisation des Systèmes d’Information, autant intra- que inter-SI. Les fonctions métier sont éclatées en services plus ou moins élémentaires (granularité du service), ces services sont couplés aux applications de façon plus ou moins lâche. L’objectif essentiel de la SOA est de rendre ces fonctions (services) les plus interopérables possibles : un processus qui sollicite un service n’est pas contraint par ce service (plate-forme, OS, langage de développement, etc.). Les Web Services, avec leurs outils et standards WSDL, UDDI, etc., sont l’aboutissement de ce concept. Knowledge Management. ECM appliqué au champ de la gestion des connaissances, où les contributions collaboratives enrichissent une base de connaissances.
Analyse de grands volumes de données textuelles, visant à analyser et découvrir des connaissances et des relations à partir des documents disponibles. C’est une extension du Data Mining.
Texte intégral
Technique d’indexation de documents de nature textuelle (fichiers bureautiques) ou de champs textes de base de données, où chaque mot composant le texte est en index pour servir de clé de recherche lors d’une interrogation. On associe généralement un dictionnaire de mots vides, ceux-ci étant des mots qui ne seront jamais indexés car apparaissant de manière trop systématique dans les textes, et donc ne présentant pas de pertinence lors de l’interrogation (les prépositions, les pronoms, etc…). Lors d’une interrogation, les mots utilisés comme clés de recherche peuvent en général être combinés entre eux par des opérateurs logique de recherche tels que le «ET», le «OU» et le «SAUF», des opérateurs de proximité entre mots (permettant par exemple de rechercher deux mots appartenant à la même phrase), et des opérateurs de troncatures (permettant de rechercher des parties de mots).
Thésaurus
Dictionnaire, liste de termes adaptée à un domaine documentaire donné, organisé par affinité sémantique et complété de liens de relations.
Traçabilité
Mot qui n’est apparu qu’en 1998 dans le Petit Robert qui le définit comme « La possibilité d’identifier l’origine et de reconstituer le parcours d’un produit depuis sa production jusqu’à sa diffusion ». La norme ISO 9000, quant à elle, le définit comme « l’aptitude à retrouver l’historique, la mise en œuvre ou l’emplacement de ce qui est examiné ». Introduit dans le langage courant dans les années 1990 avec l’apparition de l’ESB (Encéphalite Spongiforme Bovine ou « maladie de vache folle »), ce terme est désormais largement appliqué à l’ECM. Le Records Management compte parmi les outils qui garantissent la traçabilité du contenu. Cincom ECM assure la traçabilité de tout contenu dès sa prise en compte.
Saisie semi-automatique des métadonnées
Web Content Management. ECM exclusivement web.
WebDAV
Web-based Distributed Authoring and Versioning. Technique permettant de voir et de manipuler un site web comme avec un explorateur Windows. Cincom ECM offre une fonction qui permet l’édition de la base en mode « explorateur Windows ».
Weblog
A l’origine du mot « Blog ». Voir ce mot.
Web sémantique
Ensemble de concepts et technologies tendant à rendre le contenu des ressources disponibles sur le web accessible et utilisable par des logiciels, notamment avec des métadonnées formalisées. Web « intelligent » dans lequel les informations, auxquelles on donne une signification bien définie, sont reliées entre elles de façon à ce qu’elles soient comprises par les ordinateurs (métadonnées et liens), dans le but de transformer la masse des pages Web en un index hiérarchisé. Cincom ECM, de part les contenus qu’il gère et leurs mode de stockage et d’indexation, contribue au concept de web sémantique.
Web Service
Service accessible par le web, généralement d’une granularité assez fine. (voir SOA). De nombreuses fonctions de Cincom ECM peuvent être sollicitées via des services web.
Wikis
« Site web dont tout visiteur peut modifier les pages ». Modèle collaboratif de rédaction et de publication de documents web en permettant à tout internaute de modifier la page qu’il est en train de lire. Il existe de nombreuses applications permettant de créer un site wiki, chacune offrant des fonctionnalités différentes. L’un des plus connus d’entre eux, Wikipedia, a l’ambition de devenir une encyclopédie universelle à laquelle quiconque peut contribuer. Etymologie confuse, proviendrait du hawaïen « wikiwiki » signifiant « rapide » (et non « What I Know Is »).
Workflow
Modélisation et gestion informatique de l’ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs (hommes et systèmes) impliqués dans la réalisation d’un processus. Le workflow, souvent assimilé au BPM (voir ce mot), est moins un synonyme qu’un composant de celui-ci. Cincom ECM autorise la modélisation et l’exécution de process sous forme de Workflow.
Workflow documentaire
Processus consistant à faire circuler le contenu (ici, des documents) dans une organisation. Cette circulation, qui n’est pas que linéaire et séquentielle, peut être pilotée par différents acteurs (hommes, systèmes), et par les documents et leurs métadonnées. Chacune de ces étapes faisant l’objet d’une ou plusieurs actions particulières (enrichissement, validation, refus,…).
WORM
Write Once Read Multiple. Moyen de stockage physique de l’information qui garantit sa pérennité. Voir WORM ablatif.
WORM ablatif
WORM pour lequel l’écriture se fait en déformant physiquement le support. Parfois désigné sous le nom de « vrai WORM », il se distingue donc du « Faux WORM » (ou Pseudo Worm ou WORM CCW) qui réalise la protection par des moyens exclusivement logiciels.
EXtensible Markup Language. Dans le sillage des langages balisés de type SGML, XML est prévu à l’origine pour assurer d’une part l’interopérabilité des sytèmes et, d’autre part, son extensibilité. XML est aujourd’hui devenu le principal standard de description de fichiers.
De la poule ou de l’œuf, est-ce, dans les années 1970-1980, la GED qui fut à l’origine du concept du « zéro papier », ou l’inverse ? Longtemps un mythe, le « zéro papier » devient progressivement une réalité, notamment avec la généralisation de la numérisation des documents entrants, et la généralisation des portails permettant l’accès aisé aux informations désormais dématérialisées de l’entreprise.
