Salzgitter Mannesmann Precision GmbH, nouveau leader européen du marché des tubes de précision sans soudure et soudés a été créé suite au rachat de Vallourec Précision Etirage (VPE) France par Salzgitter AG. Le département « Gestion des connaissances » de la filiale française Salzgitter Mannesmann Précision Etirage (SMPE) a été à l’initiative de la mise en place d’une plate-forme ECM pour la gestion des informations. Jusqu’alors, les informations étaient gérées dans un environnement Lotus Notes qui nécessitait le développement d’applications spécifiques, difficiles à modifier en raison de leur nature complexe. De plus, les investissements visant à obtenir l’expertise nécessaire à ce développement étaient considérables. Il devenait primordial de remplacer le système.
Après une analyse de six solutions concurrentes, SMPE a choisi Cincom ECM. La société a apprécié la rapidité et la facilité avec lesquelles il a été possible de personnaliser l’application pour tenir compte des processus spécifiques de workflow et d’approbation des documents. Cincom ECM est à présent utilisé par plusieurs départements (notamment les Ressources humaines, les Achats, le service R&D et le Contrôle Qualité) dans une large gamme d’applications :
• Ressources humaines : les notes de service et les mémos sont postés directement sur
un portail dédié accessible par tous les employés.
• Gestion des contrats : un courriel de notification signale les dates de renouvellement et
le workflow associé est considérablement simplifié.
• Système d’information au sein du service d’assistance : cette fonctionassure le suivi de tous
les problèmes résolus de façon à créer une base de connaissances consultable ultérieurement.
Le défi
• Trouver un produit utilisable efficacement par plusieurs départements et rentable à déployer.
• Optimiser le processus d’extraction/récupération des documents et des informations, qui se
révélait lent et difficile.
• S’affranchir du Département Informatique et de la nécessité de créer des applications
complexes, coûteuses à modifier et à gérer.
• Etendre la gestion documentaire à un plus grand nombre d’utilisateurs et développer la
collaboration jusque là freinée par la diversité et la complexité des applications.
Les résultats
• Extension de Cincom ECM à six départements, sans coûts de service de développement
supplémentaires.
• Extraction instantanée des documents grâce au moteur de recherche intégré très performant.
• Facilité de développement des applications métier grâce à des configurations Open Source
flexibles, sans l’implication du Département Informatique.
• Le système est adopté par un nombre important d’utilisateurs (plus de 300 actuellement), qui
accèdent à des pages personnalisées du portail intégré permettant un affichage sélectif des
informations sur la base de leur profil. Les pages partagées du portail offrent un accès rapide
et simple à des documents clés stockés dans le système ECM.
